Hospital General Castañer

POLÍTICA Y PROTOCOLO

IMPLANTACIÓN DE LA LEY HIPAA EN EL HOSPITAL GENERAL CASTAÑER, INC.

I. POLÍTICA

El Hospital General Castañer, Inc. tiene la obligación moral y legal de proteger la privacidad y confidencialidad de la información de salud de nuestros pacientes. Esta obligación surge de las disposiciones de la Ley Federal “Health Insurance Portability and Accountability Act” (45 C.F.R. 164.500 et. seq.; la ley de Puerto Rico que establece la Carta de Derechos y Responsabilidades del Paciente (Ley Núm.. 194 del 25 de agosto del 2000) y la Ley de Salud Mental de Puerto Rico (Ley Núm. 408 del

2 de octubre de 2000).

La información de salud protegida (Protected Health Information o mejor conocida por siglas en inglés, PHI) se define por la ley federal como aquella información creada y obtenida por la Corporación (incluyendo información demográfica) que se relaciona con la condición de salud física o mental pasada, presente o futura de una persona; con el tratamiento de salud que es provisto a una persona; o el pago efectuado en el pasado, presente o futuro por los servicios de salud prestados a una persona; y que lo identifica o que presenta base razonable suficiente para pensar que lo puede identificar.

La política del Hospital General Castañer, Inc. es proveer a cada paciente o persona a la que servimos la mayor protección posible de la privacidad y confidencialidad de su información de salud según dispone la legislación federal y estatal.

II. PROPÓSITO

El propósito de esta política es cumplir con dicha legislación y para implantar esta política de privacidad y confidencialidad, el Hospital General Castañer, Inc. ha nombrado un Oficial de Privacidad. Este oficial es responsable por desarrollar e implantar las políticas y procedimientos del Hospital General Castañer, Inc. Será además, la persona contacto responsable de recibir solicitudes y querellas relacionadas con el acceso. Además, velará por que el Hospital General Castañer, Inc. cumpla con ellas según dispone la ley federal y las leyes de Puerto Rico aplicables.

Por último, será responsable por que el Hospital General Castañer, Inc. provea suficiente información al paciente sobre sus derechos y obligaciones y de recibir, procesar y cumplir con cualquier otro requerimiento o querella que reciba relacionada con los asuntos cubierto en la Notificación de la Política y Practica sobre la Privacidad de la Información de Salud Protegida del Paciente del Hospital General Castañer, Inc.

III. ALCANCE

El Hospital General Castañer adiestrará a toda su fuerza laboral (incluyendo al personal voluntario) en cuanto a las políticas y procedimientos sobre la información de salud protegida. Todo el personal deberá recibir dicho adiestramiento. En lo subsiguiente, el personal de nuevo reclutamiento recibirá dicho adiestramiento dentro de un periodo de tiempo razonable, establecido por un mes, luego de comenzar a trabajar en el Hospital General Castañer, Inc. Se llevará a cabo adiestramientos periódicos para el personal cuando hayan ocurrido cambios sustanciales o sustantivos en la legislación, la reglamentación, la política y/o los procedimientos relacionados con la privacidad y confidencialidad de la información de salud del paciente.

IV. PROTOCOLO

A. Salvaguardas

El Hospital General Castañer Inc. establecerá aquellas salvaguardas administrativas, técnicas y físicas necesarias para proteger la privacidad y confidencialidad de la información de salud del paciente. Estas salvaguardas tienen el propósito de proteger razonablemente la información de salud del paciente de usos y divulgaciones intencionales o no intencionales y realizará monitorias de las mismas e informará al comité de garantía de calidad.

El Hospital General Castañer, Inc. ha establecido un proceso mediante el cual el paciente puede querellarse en relación a sus políticas y procedimientos. La información en relación con este proceso de querellas y el cómo iniciarlo, se le provee al paciente con la notificación que se le entrega a su llegada a el Hospital General Castañer, Inc. Además, el Hospital General Castañer Inc. colocará en sus facilidades unos letreros informando a los pacientes que pueden solicitar un formulario para radicar cualquier querella que tengan en relación a cualquier aspecto de sus políticas y los servicios pueden ser en un ambiente abierto y compartido donde su información de salud puede ser escuchada y compartida por otros pacientes y personal de la institución.

Cuando un paciente solicite el formulario de querellas, el empleado que lo atienda deberá referirlo a la persona designada para manejar estos asuntos. Esta le deberá entregar el formulario e instruirlo para que lo llene y lo entregue. Una vez recibido, la persona designada deberá investigar la querella. Luego de completar la investigación, el investigador deberá rendir un informe al Comité Manejo de Riesgo, éste a su vez deberá tomar la acción que corresponda y notificar al paciente a través de la persona designada para atender querellas dentro de un tiempo razonable.

El Hospital General Castañer, Inc. mantendrá copias de todas las querellas y la resolución de las mismas.

B. Sanciones

 El Hospital General Castañer, Inc. impondrá las sanciones necesarias y adecuadas a aquellos empleados y oficiales que no cumplan con las políticas y procedimientos sobre privacidad y confidencialidad de la información en manos del Hospital General Castañer, Inc. (ver copia adjunta).

C. Mitigación

 En el caso en que ocurra una violación de las reglas sobre privacidad y confidencialidad de la información de salud protegida del paciente es responsabilidad del Hospital General Castañer, Inc. tomar de inmediata aquellas acciones necesarias para mitigar el daño que dicha violación pueda causar.

D. Intimidación o Actos de Represalia

El Hospital General Castañer, Inc. no intimidará, amenazará, discriminará o tomará represalia alguna contra ningún paciente por razón de que éste haya ejercido los derechos que le concede la ley federal o las leyes de Puerto Rico aplicables.

E. Renuncia de Derechos

El Hospital General Castañer, Inc. NO requerirá de las personas que soliciten sus servicios el que renuncien a los derechos que les concede la ley HIPAA, la Carta de Derechos y Obligación del Paciente y la Ley de Salud Mental de Puerto Rico, como condición para darle tratamiento.

F. Retención de Documentos

 La documentación relativa a la implantación y cumplimiento con la ley HIPAA y con las políticas y procedimientos de privacidad deberá mantenerse por un mínimo de seis (6) años a no ser que otra ley federal o estatal aplicable requiera un término de tiempo mayor.

G. Consentimiento

Hasta donde fuere requerido por ley, el Hospital General Castañer, Inc. obtendrá el consentimiento del paciente antes, o al momento de establecer una relación con éste, donde se evidencie que el paciente autoriza al Hospital General Castañer, Inc. a usar y divulgar su información de salud protegida para efectos de tratamiento, pago y cualquier otra transacción u operación para el cuidado de la salud.

H. Autorizaciones

 Hasta donde fuere requerido por la ley, el Hospital General Castañer, Inc. obtendrá de sus pacientes autorizaciones antes de divulgar su información de salud protegida para cualquier propósito que no esté relacionado al tratamiento, pago u operaciones para el cuidado de la salud.

I. Acceso

El Hospital General Castañer, Inc. establecerá un procedimiento para permitirles tener acceso en un tiempo razonable a su información de salud protegida.

J. Contabilidad de Divulgaciones

El Hospital General Castañer, Inc. mantendrá contabilidad, según requerido por ley, de todos los usos y divulgaciones de la información de salud protegida del paciente, exceptuando las divulgaciones y usos para tratamiento.

K. Enmiendas a la Información de Salud

El Hospital General Castañer, Inc. establecerá un procedimiento para permitirles a las personas que reciben sus servicios solicitar enmiendas a su récord electrónico.

L. Confidencialidad y Requerimiento sobre Comunicaciones

 El Hospital General Castañer, Inc. establecerá un procedimiento que le permita a las personas que reciben sus servicios requerir que su información de salud en determinados casos, situaciones o en relación con determinadas personas o entidades, se mantenga confidencial y que la información le sea transmitida en determinada forma (por ejemplo, correo certificado con acuse de recibo) o a determinado lugar diferente a su dirección de récord.

M. Notificación

El Hospital General Castañer, Inc. distribuirá una Notificación de la Política y Práctica sobre la Privacidad de la Información de Salud Protegida del Paciente a todo nuevo paciente y lo colocará en un lugar visible para la población servida y los empleados; y hará disponible a todos los pacientes cualquier revisión o enmienda a la misma.